República de Panamá
Procuraduría de la Administración
Panamá, 4 de septiembre de 2026
Nota C-131-26
Licenciada Jované:
Me dirijo a usted en ocasión y, con nuestro acostumbrado respeto, con la finalidad de dar respuesta a sus notas fechadas 20 de agosto de 2026, y presentadas ese mismo día, mediante las cuales consulta a esta Procuraduría un número plural de interrogantes relacionadas con la validez de las firmas electrónicas generadas mediante plataformas como Adoben Sing u otras similares, en documentos públicos o privados, tales como pagarés, contratos, reconocimientos de deuda y demás instrumentos susceptibles de ejecución judicial; y por otro lado, nos pregunta la viabilidad de la utilización de la denominación “Servicios Notariales” en locales que no son notarías ni están facultados para ejercer la función notarial. Veamos:
I. Firmas electrónicas generadas por plataformas Adobe Sing u otras similares en documentos públicos o privados.
- Cuestión previa:
A pesar que la propia consulta solicita a esta Procuraduría emitir un criterio respecto a la utilización de firmas electrónicas generadas mediante plataformas como Adobe Sing u otras similares en documentos públicos o privados, tales como pagarés, contratos, reconocimientos de deuda y demás instrumentos susceptibles de ejecución judicial, la misma también señala la preocupación de determinar si la utilización de este tipo de firmas, que no corresponden a una firma manuscrita y cuya naturaleza jurídica puede variar dependiendo de la tecnológica empleada y del cumplimiento de los requisitos establecidos en la legislación nacional.
Licenciada
ANAYANSY JOVANÉ C
Presidenta del Colegio
de Notarios Públicos de Panamá.
Ciudad.
Así mismo…
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Así mismo expresa que, al no existir en Panamá la utilización de protocolos electrónicos, la firma electrónica calificada no puede ser autenticada, ya que el Notario no tiene forma de validar en una escritura pública la misma.
Al respecto debemos indicarle que, luego de una atenta lectura del contenido de su consulta, se observa que la misma, busca un pronunciamiento por parte de este Despacho, sobre una materia que le corresponderá conocer de manera privativa, a la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público, en atención a las competencias especiales atribuidas por ley. Veamos:
La Ley 82 de noviembre de 2012, le otorgó al Registro Público de Panamá, la atribución de autoridad registradora y certificadora raíz, de firma electrónica para la República de Panamá, y estableció parámetros legales para la creación, el uso y desarrollo de estas atribuciones, dentro del marco de infraestructura clave de país, como autoridad encargada de regular, certificar y fiscalizar todo proveedor de servicios de certificación acreditado¹.
En ese sentido, la citada ley creó la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público, la cual se encargará del correcto desarrollo, inspección y vigilancia de la prestación de servicios de certificación de firmas electrónicas y demás servicios comprendidos en la actividad de los prestadores de servicios de certifican.
Al respecto, el artículo 4 ibídem establece lo siguiente:
“Artículo 4. La Dirección Nacional de Firma Electrónica tendrá las siguientes funciones:
1. Elaborar y recomendar a la Junta Directiva y al Director General los reglamentos, resoluciones y demás documentos técnicos que considere necesarios para el desarrollo de las materias de su competencia.
2. …”
En concordancia con lo anterior, la Dirección Nacional de Firma Electrónica, será la competente para brindar los siguientes servicios² de implementación y ejecución del Programa Nacional de Firma Electrónica en la República de Panamá, realizar la función de registro de Prestadores de Servicios de Certificación, Garantizar la prestación permanente e ininterrumpida del servicio de firma electrónica a nivel nacional, dictar y emitir reglamentos, resoluciones y documentos técnicos en las materias de su competencia, asesoramiento administrativo y técnico sobre firma electrónica.
De ahí, que queda claro que la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público, es la única competente para determinar si las Firmas electrónicas generadas por plataformas Adobe Sing u otras similares en documentos públicos o privados tales como pagarés, contratos, reconocimientos de deuda y demás instrumentos susceptibles de ejecución judicial, cuentan con la suficiente validez judicial.
Por tanto…
¹ Artículo 1 de la Ley 82 de 2012.
² https://www.firmaelectronica.gob.pa/quienes-somos.html
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Por lo tanto, no le es dable a esta Procuraduría emitir un dictamen jurídico, teniendo en cuenta que ello constituiría un pronunciamiento prejudicial, que iría más allá de los límites que nos impone la Ley, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Ley No.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta otras disposiciones especiales”, el cual establece que las actuaciones de la Procuraduría de la Administración se extienden al ámbito jurídico administrativo del Estado, excluyendo las funciones jurisdiccionales, legislativas y, en general, las competencias especiales que tengan otros organismos oficiales.
Por lo anteriormente expuesto, recomendamos muy respetuosamente elevar a la Dirección Nacional de Firmas Electrónica del Registro Público la consulta, en torno a la validez de las firmas electrónicas mediante plataformas como Adobe Sing u otras similares en documentos públicos o privados, tales como pagarés, contratos, reconocimientos de deuda y demás instrumentos susceptibles de ejecución judicial, por ser ellos, quienes cuentan con la facultad privativa por mandato legal, para emitir una Asesoría administrativa y técnica en cuanto al tema consultado.
II. De la utilización de la denominación “Servicios Notariales” en establecimiento que no están facultados para ejercer facultades notariales.
- Cuestión Previa.
Primeramente, debemos señalar que si bien su consulta expresa una preocupación, por un sinnúmero de establecimientos de negocios que se anuncian y operan bajo la denominación “Servicios Notariales”, pese a que las mismas no son notarias ni están facultados legalmente para ejercer funciones públicas.
Agrega que, la proliferación de los negocios denominados “Servicios Notariales”, pudiera constituir usurpación de funciones públicas, pues, las personas que ofrecen estos servicios, no están investidas de las facultades que los Notarios Públicos ejercen por razón del cargo, lo que trae confusión en la ciudadanía, quienes pueden creer erróneamente que dichos establecimiento, cuentan con la autoridad y las atribuciones propias de una notaría; motivo por el cual, solicita de manera puntual a esta Procuraduría lo siguiente: “…emitir un criterio jurídico que corresponda, así como, las recomendaciones que estime pertinente, a fin de poder contar con una opinión que esclarezca el criterio que hoy por hoy tenemos respecto a este tema y así mismo permita evitar la utilización de denominaciones que puedan inducir a error a la ciudadanía y de esta forma salvaguardar la naturaleza de la funciones notarial y el correcto ejercicio de la fe pública”.
Con el respeto acostumbrado, debemos señalarle que la Constitución Política de la República de Panamá, establece en el numeral 5 de su artículo 220, que son atribuciones del Ministerio Público, servir de consejeros jurídicos a los funcionarios administrativos que consultaren su parecer respecto a determinada interpretación de la ley o el procedimiento que se debe seguir en un caso concreto; situación que no ocurre en el caso
que nos ocupa…
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que nos ocupa, motivo por el cual iría más allá de los límites que nos impone la Ley; no obstante, procederemos a brindarle una breve orientación en cuanto a lo consultado; sin perjuicio de las competencias especiales que ostentan otros organismos especiales. Veamos:
En Panamá, existen establecimientos no regulados por una la Ley denominados “Servicios Notariales”, los cuales no son oficinas públicas, ni despachos a cargo de un Notario Públicos, sino que, son oficinas privadas normalmente al frente de un Abogado quienes brindan una asesoría legal para la redacción de documentos tales como contratos, los cuales posteriormente deben ser remitidos a las Notarías Públicas para que así el Notario pueda dar fe pública.
De ahí que, el Notario Público en Panamá ejerce una función como depositario de la fe pública, con la responsabilidad de brindar autenticidad, certeza jurídica y constancia pública a los actos jurídicos celebrados por personas naturales y jurídicas. Funciones que se encuentran reguladas se encuentran establecidas en el artículo 2113 del Código Administrativo el cual establece lo siguiente:
“Artículo 2113. La recepción extensión y autorización de los actos y contratos a que las personas naturales o jurídicas deban o quieran dar autenticidad y constancia públicas, conforme a la ley, están a cargo de Notario Público”
De igual manera, el Código Civil señala en su artículo 1715, lo que a continuación nos permitimos transcribir:
“Artículo 1715. La recepción, extensión y autorización de las declaraciones, actos y contratos a que las personas naturales o jurídicas deban o quieran dar autenticidad y constancia públicas, conforme a la ley, están a cargo del Notario Público”.
De la lectura de los artículos transcritos, se desprende sin lugar a dudas, la competencia exclusiva de los Notarios Públicos para la recepción, extensión y autorización de actos y contratos que deban gozar de autenticidad y fe pública. Consecuentemente, toda persona natural o jurídica que ejecute actos propios de dicha función tales como: simular la investidura notarial, certificar actos jurídicos, utilizar sellos o suscribir documentos en calidad de notario, entre otros, estaría frente a un posible delito de usurpación de las funciones públicas, el cual deberá ser denunciado por quien tenga conocimiento de los hechos ante las autoridades competentes.
Atentamente,
[Firma y sello]
GRETTEL VILLALAZ DE ALLEN
Procuradora de la Administración
GVdeA/ca
Exp. C-122-26
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